So schützt VerdaGate Ihre Daten

Jede Anfrage wird geprüft, bevor sie ein Sprachmodell erreicht. Unter jeder Antwort steht, wie entschieden wurde:

Die Security Lens: warum und wohin?

Ein Klick auf die Ampel unter einer Antwort öffnet die Security Lens. Sie zeigt nachvollziehbar, was mit Ihrer Anfrage passiert ist:

• Der Weg: Sie → VerdaGate (Prüfung) → externes Modell, lokales Modell oder „gestoppt“ – mit den Zeiten für Prüfung und erste Antwort.
• Die Regel: welche Regel gegriffen hat, mit Regel-ID (dieselbe ID steht im Protokoll), z. B. SOZIALDATEN → „Nur lokale Verarbeitung“.
• Ihre Nachricht mit Markierungen: Erkannte Angaben sind farbig unterstrichen (Personen, Kennnummern, Kontaktdaten, Orte, Daten, Zugangsdaten). Mit der Maus oder der Tastatur darauf sehen Sie, was mit der Angabe geschah.
• Das sah das externe Modell: die tatsächlich übermittelte Fassung mit Platzhaltern wie [PERSON_1] – oder der Hinweis, dass nichts nach außen ging.

Auch die farbigen Markierungen in Ihrer eigenen Nachricht bleiben sichtbar, damit Sie beim nächsten Mal sehen, welche Angaben geschützt wurden.

Funktionen im Chat

• Vorlagen (Kachel-Symbol): fertige Aufgaben, z. B. Anhörungsschreiben oder „In einfache Sprache übertragen“. Die Stelle […] ist markiert – einfach überschreiben.
• Dokumente (Büroklammer oder hineinziehen): PDF, Word, Text. Der Inhalt wird wie Ihre Eingabe geprüft; enthält er Personenbezug mit sensiblen Themen, bleibt die Verarbeitung lokal.
• Spracheingabe (Mikrofon): wird auf unserem Server verschriftet, nicht bei einem Cloud-Dienst; die Aufnahme wird nicht gespeichert.
• Wissensraum (📚 unten in der Eingabe, falls eingerichtet): Der Assistent antwortet mit internen Unterlagen (z. B. Dienstanweisungen) und nennt seine Quellen als [Q1], [Q2] mit Titel, Version und Datum. Findet er nichts Passendes, sagt er das. Die gefundenen Textstellen werden wie Ihre Eingabe geprüft.
• Exportieren und Teilen (Menü „⋯“): als Word, Markdown oder PDF; Teilen erzeugt einen Link, den nur angemeldete Kolleginnen und Kollegen lesen können. Jeder Aufruf wird protokolliert, Sie können das Teilen jederzeit beenden.
• Sprache: Im Menü unten links lässt sich die Oberfläche auf Englisch umstellen.

Wenn eine Anfrage nicht wie gewünscht verarbeitet wird

• „Nur lokal“: Die Antwort kommt vom lokalen Modell – sicherer, aber langsamer. Sie können ein externes Modell auswählen; muss die Anfrage lokal bleiben, wird trotzdem lokal verarbeitet (die Lens zeigt „statt …“).
• Neue Unterhaltung für neue Themen: Wurde in einer Unterhaltung einmal etwas nur lokal verarbeitet, bleibt die ganze Unterhaltung lokal (Regel VERERBUNG) – sonst ginge der Verlauf mit den geschützten Angaben nach außen. Für ein neues Thema daher „Neue Unterhaltung“ wählen.
• „Blockiert“: Die Lens nennt den Grund. Wo zulässig, können Sie „Freigabe anfragen“: Eine berechtigte Person prüft (Vier-Augen-Prinzip) und sieht dabei nur eine pseudonymisierte Fassung. Eine Freigabe gilt einmal, 24 Stunden lang und nur für die lokale Verarbeitung genau dieser Anfrage.
• „Lokal fortsetzen“ / „Erneut versuchen“: erscheinen, wenn das gewählte Modell nicht zulässig oder das lokale Modell kurz nicht erreichbar war. Nach außen wird in diesem Fall nie ausgewichen.

Gute Aufgaben für den KI-Assistenten

• Schreiben freundlicher, verständlicher formulieren („Formuliere in einfacher Sprache …“)
• Lange Texte, Vermerke oder Regelungen zusammenfassen
• Einladungen, Absagen, Erinnerungen entwerfen
• Texte übersetzen, z. B. für Menschen mit anderer Muttersprache
• Checklisten, Gesprächsleitfäden und Protokolle strukturieren

Das bitte nicht

• Passwörter, Zugangsdaten oder vollständige Akten eingeben
• Entscheidungen über Anträge, Leistungen, Bescheide, Diagnosen oder Maßnahmen der KI überlassen
• Ergebnisse ungeprüft übernehmen – Fakten, Fristen, Normen und Zitate immer selbst prüfen
• Private KI-Konten (z. B. privates ChatGPT) für dienstliche Daten verwenden

KI-Nutzungsrichtlinie (Version 1)

KI-Nutzungsrichtlinie

1. Wofür Sie den KI-Assistenten nutzen dürfen

Formulieren, Zusammenfassen, Übersetzen, Strukturieren, Recherchieren von Fachwissen und Entwürfe für Schreiben – als Unterstützung Ihrer Arbeit.

2. Sie bleiben verantwortlich

KI-Antworten können falsch oder unvollständig sein. Prüfen Sie jedes Ergebnis fachlich, bevor Sie es verwenden. Entscheidungen über Leistungen, Sanktionen oder Vermittlung treffen Menschen – niemals die KI.

3. Personenbezogene Daten

Geben Sie nur so viele personenbezogene Daten ein, wie für die Aufgabe nötig sind. Das Secure Gateway erkennt Namen, Kundennummern und weitere Angaben und ersetzt sie vor einer externen Verarbeitung durch Platzhalter. Besonders schutzwürdige Daten (z. B. Gesundheit) werden nur lokal verarbeitet. Diese Technik unterstützt Sie – sie ersetzt nicht Ihre Sorgfalt.

4. Nicht erlaubt

Eingabe von Passwörtern und Zugangsdaten, Umgehung des Gateways (z. B. private KI-Konten für dienstliche Daten), automatisierte Entscheidungen über Kundinnen und Kunden, diskriminierende oder rechtswidrige Inhalte.

5. Transparenz

Jede Anfrage wird mit Entscheidung und Route protokolliert – ohne Klardaten. Auswertungen erfolgen nur zusammengefasst; eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Beschäftigter findet nicht statt.

6. Fragen und Vorfälle

Wenden Sie sich bei Unsicherheit oder wenn versehentlich sensible Daten eingegeben wurden an den IT-Service.